Neem een groot internationaal bekende hotelketen. In dit geval met meerdere keukens. Nog meer keukenmedewerkers. Focus op verlaging van de food costs. En toch willen voldoen aan alle standaarden waar het concern voor gekozen heeft. Wat vertrouwde de chef kok mij toe? Hoeveel tijd kostte het hem om HACCP op de rit te houden? Hoe software het tijdsbeslag met 50 % verminderde…
Management, general manager en chef kok
Hoe kan het nu? Elke keer als ik een aantal malen weg ben, moet ik weer opnieuw beginnen met HACCP. Producten over datum, hygiëne die te wensen over laat, lijsten niet ingevuld of "bijgewerkt". "Chris, ik ben drie maanden weg en ik kom terug. Het lijkt wel alsof HACCP nooit bestaan heeft. Ik ben het zat om steeds achter m'n mensen aan te sjouwen. Daar moet toch iets slimmers voor te bedenken zijn?"
We praten verder. We bedachtte om van iedere afdeling van de keuken, van roti, entremetier, garde, banqueting, patisserie en spoelkeuken verantwoordelijke mensen aan te wijzen. Elke dag zouden zouden zij de lijsten nalopen, ondertekenen en vóór dat zij weggaan bij de chef zijn kantoortje afleveren. En het HACCP{-team zou steekproefsgewijs controleren. Dingen gebeurde door de koks en afwasmedewerkers. Verantwoordelijkheid lag daar waar die hoort. En de chef kok kreeg automatisch de rapporten. Zo geschiede. Qua voedselveiligheid ging het erop vooruit. De VWA ofwel de Keuringsdienst van Waren of de GGD zouden zij met open armen kunnen ontvangen.
Maar ja, prioriteiten veranderden. Leidinggevenden en medewerkers kregen een andere dienstbetrekking. Het gevolg? U raad het al..Met een waarschuwing van de inspectie tot gevolg. Na zoveel jaar weer terug bij af. Het was bijna om moedeloos van te worden.
Waar stond HACCP voor? HACCP werd intussen geassocieerd met kostbaar, een hoop gedoe, geen leuk werk en altijd problemen. In een keuken vergadering werd overlegd. Wat zou het management van het hotel restaurant willen? En waar kunnen de koks en andere medewerkers prima mee uit te voeten? Zou software kunnen helpen? Met papier hadden we tenslotte al veel geprobeerd…En resultaten uit het verleden….
HACCP software beter, sneller en goedkoper
Vele softwarepaketten passerden de reveu. Navision. Een schitterend pakket. Maar erg duur. En een lange implementatie tijd. SAP? Goed voor de Campina's van deze wereld. Maar eveneens veel te duur. En bovendien moest er soms wel 5 maal geklikt worden voor dat er daadwerkelijk iets concreet kon worden ingevoerd. Flowchartprogramma's vielen al direct af. Want die leggen vast hoe dat het proces verloopt. Maar de procesvolgorde, dat soort zaken was wel bekend. En niet vlekkeloos liep de installatie van BD food. Evenmin van HACCP Now.
Na enkele dagen onderzoek werden de eisen steeds duidelijker. Tegelijkertijd kwam zicht op welke paketten wél en welke paketten niet zouden voldoen. Objectief moest:
- het tijdsbeslag rondom HACCP controles en registraties naar beneden
- er op elk moment een overzicht zijn van de situatie. De manager wilde daarvoor de stoel niet uit
- het moest volledig op maat aan de situatie aan te passen zijn. Want standaard waar kan, de lokale kleur waar gewenst. Ook de buitenlandse medewerkers moesten er tenslotte mee aan de slag.
- en het management wilde "in control blijven". Want overvallen van de VWA worden en werden niet gewaardeerd. En iets wat "op te plussen is voor meerdere vestigingen zou ook meerwaarde hebben".
De kok, bedieningsmedewerker en stewardingmedewerker
Het management koos voor Vers & Veilig. Binnen een maand stond het. Na 2 maanden kwam er een telefoontje. Van Ibrahim, Medewerker van de stewarding. "Zeg Chris, weet jij waarom wij niet op dat systeem voor HACCP mogen?" Een prachtig signaal. Hoe krijg je een onderwerp als HACCP en voedselveiligheid levend? Binnen 10 minuten had hij natuurlijk zijn eigen toegang. Want kwaliteit, dat moet gehonoreerd!
En kon hij aan de slag. Zodat controles ook echt uitgevoerd werden. Zelfs de Keuringsdienst van Waren laat de organisatie met rust. De ambtenaar: "kunt u er niet voor zorgen dat we dit pakket door het gehele land mogen begroeten"? HACCP, ISO 22000, BRC, IFS, ongediertebestrijding, controle op food of non food. Alles werd met een druk op de knop zichtbaar. En dat bracht niet alleen het management maar ook de medewerkers aan de wandel. Mijn HACCP-advies? U raad het al! Kijk eens op www.versenveilig.nl
